●ユーザーファイルの保存場所
コンピューターで扱うデータは、一般的にコンピューター内にあるハードディスクドライブ（以下HDDと呼びます）と呼ばれる記憶装置の中に保存されています。もちろんその中には、WindowsであれMacintoshであれ、OS（オペレーティングシステム）のプログラムも入っています。どちらも基本的には同じような構造をとっていますので、以後はWindowsを例に説明します。
Windowsの表示画面をよくデスクトップと言いますが、現在のGUI（グラフィカルユーザーインターフェース）システムはこの名前が示す通り、パソコンの中の作業場所を机の上に例えています。これは非常に分かりやすい例えで、アプリケーションソフトの実行というのは、机の上に参考書を取り出し、ノートで読み書きを行うのと同じイメージになるわけです。ではそのノートはどこにしまうかと言えば、机の引き出しの中にしまいます。ノートがファイルだとすれば、ファイルの保存場所は机の引き出しの中、すなわちHDDの中の一部になるわけです。
保存場所はどこでもかまわないのですが、Windowsでは通常マイドキュメントと呼ばれるフォルダ（引き出しに相当）の中にしまうことになっています。しかし、なんでもかんでも１つの引き出しに押し込んでしまうと、どこに何があるかわからなくなってしまうので、中に仕切を作るかバインダーに綴じて整理します。それらに相当するのがマイドキュメントの中に用意するフォルダなのです。整理しやすいように名前を付け、例えばWordで作った文書であれば、「Wordの文書」などとフォルダに名前を付けて、関連の文書ファイルをまとめて保存しておきます。
しかし、大抵のソフトウェアはユーザーがフォルダを指定しなくても済むように、あらかじめ保存場所を決めているため、ファイル名さえ管理していれば特に保存場所を意識しなくても済みます。手軽ではあるのですが、このままでは外からファイルを持ち込みたい時や、ファイルが膨大な量になった時等、どうして良いか途方に暮れてしまいます。
【参考】
実生活でも机上はすっきりしていた方が良いと思うのですが、中には書類等を山積みにしている人もいます。同様にパソコンでもデスクトップ上をファイルだらけにしている人がいますが、いずれは破綻してしまいますので、そうなる前にきちんと整理するようにしましょう。上の参考写真では、ソフトウェアのショートカット以外のファイルは一切置いていません。すべてマイドキュメント内に分類して保存しています。きちんと整理した上で、更にこまめにバックアップ（別のメディアに保存する等、予備を用意しておくこと）することは、大切なデータを守る上で重要なポイントです。
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●フォルダとファイルの管理
日々増大するデータを整理するために、必要となるのがフォルダとファイルを自己管理する知識です。元々簡単に利用するために考えられたOSのGUIシステムですから、日頃から保存場所は自分で作成し、そこに整理しながらファイルを保存する習慣をつければ、ごく自然にそうした知識が身に付きます。
それでは早速自分の管理するフォルダを作ってみましょう。まず元となるマイドキュメントフォルダを開きます。画面下部のWindowsメニューバーにある「スタート」ボタンをクリックするとランチャーが開きますので、その中の右上にある「マイドキュメント」をクリックして下さい。そうするとマイドキュメントウインドウが開きます（マイドキュメントと言う引き出しを開いた状態）。マイドキュメントの中には最初からいくつかのフォルダが用意されています。それらと同じ場所に作業フォルダを作ってみます。
●フォルダの作成
ウインドウのファイルメニューから「新規作成」→「フォルダ」と選択すると「新規フォルダ」というフォルダが作られます。XPの場合は左側のメニューから操作することもできます。新しいフォルダが「新規フォルダ」のままでは中身が何か区別がつかないので、まずは名前を変更します。フォルダが作成された直後には名前の部分が選択されているので、キーボードから文字を打てばすぐに名前を変更することができます。選択が解除されてしまっていたら、一度名前の部分をクリックして選択します。そしてもう一度クリックすると内容を変更できる状態になります。２度クリックするわけですが、短時間に２度クリックするとダブルクリックになってフォルダが開いてしまうので、少し間を置いてクリックして下さい。フォルダの名前は自分で区別が付けば何でも良いのですが、ここでは「作業用」としておきます。
●フォルダの削除
間違ってフォルダを作ってしまったり、いらなくなったフォルダはごみ箱フォルダに捨てます。扱いはファイルの場合でも全く同じ要領なので、ファイルの場合は以後の説明のフォルダをファイルに読み替えて下さい。
デスクトップ上（Windowsの基本画面）にはちゃんと「ごみ箱」もありますから、そこへいらないフォルダをドラッグ＆ドロップ（クリックして選択したままマウスを動かしてごみ箱の上まで引きずっていきクリックを解除する）するか、フォルダを選択してからメニューの削除を選んで捨てて下さい。フォルダ選択後に右クリックして表示されるメニュー（コンテキストメニュー）の中にも削除はあります。Windowsでの削除方法は色々ありますが、共通して言えることは単にごみ箱に捨てただけではデータは無くならないということです。従ってごみ箱に捨てても元のフォルダに簡単に戻す事ができます。実際に消去するためにはごみ箱フォルダを右クリックして、メニューから「ごみ箱を空にする」を選択します。
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